药企质量体系下文件管理、记录管理、培训管理常见业务痛点及解决方案
发布时间: 2023-10-24
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在药企质量管理体系中,文件管理、记录管理和培训管理是关键环节。然而,实际操作中存在一些潜在风险,如文件过多、版本混乱、保存不当以及培训内容不适用、方式单一、效果难以评估等等问题。利用数字化来提升企业的生产、经营管理水平成为大多药企的首要选择,进而促进企业高质量发展。


DMS-文件审核效率及可追溯性

效率类

业务痛点

线下审核(纸质、邮件等形式)效率低,无法共享审核信息

解决方案

系统提供在线审核及在线批注、评论功能


DMS-文件复审

合规

业务痛点

统计、识别、通知难度大,无法及时识别并通知责任部门,无法有效跟踪复审进度,存在文件过期的风险

解决方案

系统提供“待复审文件清单”,自动识别、通知各责任部门,QA文件管理员可监控整体复审进度


RMS-打印管理

合规类

业务痛点

缺乏有效打印控制机制,包括打印权限划分及打印情况记录

解决方案

系统根据记录类型、风险等级对记录的打印权限进行受控管理


TMS-培训任务管理

效率类

业务痛点

培训任务无法实时追踪

解决方案

系统中可以随时按照培训任务查看任务进度,以及对每个学员的完成情况进行跟踪


AMS-动态管理

效率类

业务痛点

缺乏有效的档案到期提醒&销毁机制,导致档案室“只进不出”,物理空间无法得到有效释放

解决方案

系统根据每份档案的到期日期,自动进行汇总和提醒,帮助档案管理员对档案室物理空间进行动态管理


AMS-档案借阅

合规类

业务痛点

大量、频繁的纸质借阅增加档案破损、丢失的风险

解决方案

系统支持电子档案功能,最大程度上避免纸质档案的借出,对于已借出的实物档案,可以进行动态追踪,查看借阅台账信息,并自动进行提醒


QMS-系统对接

效率类

业务痛点

QMS系统独立存在,无法有效和其他信息系统打通,导致质量业务自动化程度降低

解决方案

系统支持和DMS、TMS等业务系统打通,例如变更实施计划中的文件新增/修订直接推送到DMS系统,偏差纠正计划中的培训任务可以直接推送到TMS系统,且对应的文件、培训任务完成后可以自动验收对应的行动项任务,提高工作效率


QMS-放行

合规类

业务痛点

产品批次放行时需要及时、完整的获知批次相关质量信息及处理进度,存在遗漏的风险

解决方案

系统自动从变更、偏差、OOS/OOT等流程中自动查询放行批次,实现自动展示相关质量信息及处理进度,提高放行效率


针对上述痛点问题,鸿翼医药基于对行业和对技术的不断探索、学习和理解,归纳了一条以数据为基础,以智慧为目标的产品设计路径。以生命科学的不同业务领域与企业数据管理能力为纵横,帮助不同阶段、不同业务板块都能拥有匹配自己的当前需求的功能,以及面向未来的数智化升级路径。


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智慧质量一体化平台

GxP²® AI-Quality Suite


鸿翼医药智慧质量一体化平台,是在鸿翼医药原有GxP²® Quality Suite的基础上,结合鸿翼医药InWise人工智能平台能力,打造的GxP²® AI-Quality Suite。通过AI能力的加持,让系统可以学习法规指南、企业SOP、内部知识库的等各类结构化甚至非结构化数据,提供法规智能问答、智能审核、智能写作等具有跨越式升级的解决方案。


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文件管理-DMS

通过鸿翼医药文件管理模块,将通过文件变更申请、新增、修订、生效、补发、借阅、复审、作废等流程及功能,对每一份文档的全生命周期进行管理,使用基于ECM的技术实现方式,在文件存储、安全性、利用程度、版本控制等方面得到极大的提升和保障,结合文件的权限、水印,确保合适的人员访问合适的版本,避免文件误用,降低人为差错的风险。同时,通过条形码、任务到期自动提醒,将大大提高QA对文件体系合规性监管的便利度,进而提升企业文件体系的合规程度,为企业质量体系合规性保障提供坚实的基础。


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培训管理-TMS

企业在接受NMPA、FDA或第三方审计公司审计时,人员培训的完整性、及时性、有效性是企业所面临的的三大难题,如何确保员工在入职时所接受到的培训是完整的、正确的,与培训矩阵的管理有着莫大的关系。监管机构对于药企的要求已不仅仅局限于确保员工参加了培训,同时也更加关注于员工的实际培训效果,如何确保员工的培训有效性是企业所面临的更加深入的、细致的管理难题。


通过鸿翼医药培训管理模块,将从基础数据、过程控制、效果评估三大层面为企业带来全方位的培训管理,同时培训模块和文件模块进行了深度对接,可自动触发文件生效培训任务,同时自动返回培训合格率信息,也可自动更新培训矩阵,大大节省了人工更新的工作量,同时也解决了更新不及时的管理难题,协助企业更加高效、高质地对员工培训进行动态管理。


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质量活动管理-QMS

质量活动管理作为质量体系的上层建筑,相对于文件、记录、培训等基础版块,对人员、合规性的要求更高,如何严格、按时的遵照SOP执行,是企业在QMS范畴面临的第一个问题,同时,如何更好的利用质量信息,将过往的经验以知识的方式沉淀下来加以分析、复用,是企业面临的另一个问题,通过鸿翼医药的QMS解决方案,将从流程合规、处理及时性入手,为企业提供完整的业务解决方案,在此基础之上,通过知识管理,将大大提高数据的利用程度,让数据为业务赋能。


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鸿翼医药

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生命科学合规专家鸿翼医药,依托非结构化数据管理核心能力及配置化平台,集合统一智能搜索等AI引擎,打造GxP2®(GxP Platform)平台,打通生命科学领域全生命周期数据管理,成为业内领先的以文档内容为驱动的流程管理引擎, 在满足国内外GxP规范的合规前提下,充分释放数据价值,赋能行业创新,助力生命科学行业数字化转型。

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